Częstym problemem związanym ze spotkaniami sprawozdawczymi jednostek pomocniczych gmin, takich jak sołectwa czy rady dzielnic, jest niska frekwencja i brak zaangażowania mieszkańców w dyskusji. Czy można to zmienić? Oczywiście! Kluczem są odpowiednie narzędzia i podejście. Przygotowaliśmy praktyczny przewodnik, w którym znajdziesz sprawdzone sposoby na zwiększenie udziału lokalnej społeczności w spotkaniach, atrakcyjne formy prezentacji oraz angażujące metody prowadzenia dyskusji. Dowiedz się, co zawrzeć w sprawozdaniu i jak zamienić oficjalne zebranie w prawdziwe forum wymiany pomysłów, które ożywi Twoją „małą ojczyznę”!

Spotkania sprawozdawcze to ważny element działalności jednostek pomocniczych gmin. Stanowią one okazję do podsumowania działań, omówienia bieżących wyzwań oraz budowania więzi z mieszkańcami. Aby jednak były skuteczne i wartościowe, muszą być dobrze zaplanowane i atrakcyjne dla uczestników. W tym artykule podpowiadamy, jak zorganizować takie spotkanie, aby mieszkańcy wyszli z niego z poczuciem dobrze spędzonego czasu.

CELOWOŚĆ ORGANIZACJI SPOTKAŃ SPRAWOZDAWCZYCH 

Nawet jeśli organizacja spotkania sprawozdawczego za dany rok nie jest obowiązkiem statutowym rady dzielnicy bądź osiedla, to organizacja spotkań sprawozdawczych przynosi liczne korzyści, m.in.:

• transparentność działań: informowanie mieszkańców o decyzjach i projektach realizowanych przez radę dzielnicy/osiedla.
• angażowanie społeczności: umożliwienie mieszkańcom wyrażania opinii i udziału w procesach decyzyjnych.
• Budowanie zaufania: Tworzenie atmosfery otwartości i współpracy między radą a mieszkańcami.

PRZYKŁADOWY PORZĄDEK OBRAD

Aby spotkanie sprawozdawcze nie było nudne, ale skuteczne i interesujące, warto przyjąć następujący porządek obrad:

• Powitanie i otwarcie spotkania - krótkie przywitanie uczestników i przedstawienie celu spotkania, przedstawienie członków rady i zaproszonych gości.
• Przedstawienie porządku obrad - informacja o planowanych punktach programu, ustalenie ewentualnych zmian w porządku obrad.
• Prezentacja sprawozdania z działalności rady - omówienie najważniejszych działań i projektów realizowanych w minionym okresie, w tym zwłaszcza zrealizowanych wydarzeń i inicjatyw, np. imprez kulturalnych, sportowych, projektów społecznych, wniosków mieszkańców, przedstawienie osiągnięć i wyzwań, przedstawienie decyzji, uchwał i projektów podjętych w roku ubiegłym, w tym w ramach np. budżetu obywatelskiego.
• Budżet i finanse - przegląd wydatków i przychodów, informacja o aktualnym stanie finansów.
• Plany na przyszłość - prezentacja planowanych działań i projektów na najbliższy okres, dyskusja na temat priorytetów i celów, informacje o budżecie i możliwościach jego wykorzystania, priorytety i kierunki rozwoju dzielnicy/osiedla.

• Otwarte forum dla mieszkańców - dyskusja z mieszkańcami, możliwość zadawania pytań, zgłaszania uwag, propozycji, wyrażania opinii, warsztaty lub burza mózgów dotyczące bieżących wyzwań, reagowanie na zgłaszane uwagi i sugestie.
• Zamknięcie spotkania - podsumowanie najważniejszych punktów spotkania przez przewodniczącego rady, informacja o terminie kolejnego spotkania bieżącego rady, podziękowanie uczestnikom za udział, zachęcenie do kontaktu i dalszej współpracy z radą.

PRAKTYCZNE WSKAZÓWKI ORGANIZACYJNE

Aby spotkanie było efektywne i atrakcyjne:

• Dobrze dobierz miejsce i czas – wybierz lokalizację dogodną dla mieszkańców i godzinę, która pozwoli uczestniczyć w nim zarówno osobom pracującym, jak i seniorom.

• Zadbaj o promocję – poinformuj mieszkańców o spotkaniu za pomocą plakatów, mediów społecznościowych, strony internetowej oraz lokalnych mediów.

• Przygotuj wizualizacje – prezentacje multimedialne, wykresy i mapy pomogą lepiej zrozumieć przedstawiane informacje.

• Zachowaj jasną strukturę – unikaj dygresji i zbędnej formalności, spotkanie powinno być dynamiczne i rzeczowe.

• Zadbaj o czas – trzymaj się ram czasowych, aby mieszkańcy nie mieli poczucia, że spotkanie się przeciąga.

CO POWINNO ZAWIERAĆ SPRAWOZDANIE?

Sprawozdanie przygotowane na spotkanie lub w formie publikacji powinno zawierać:

• Tytuł i data sprawozdania.
• Wprowadzenie – krótki wstęp, cel, podstawę prawną i zakres sprawozdania.
• Podsumowanie działalności jednostki za dany okres – opis działań i projektów realizowanych w minionym okresie, opis zrealizowanych inicjatyw (wydarzeń sportowych, kulturalnych i innych, np. w ramach budżetu obywatelskiego), rozpatrzonych wniosków mieszkańców.
• Realizacja budżetu – szczegóły dotyczące wydatków i oszczędności.
• Plany na przyszłość – priorytety na kolejny rok oraz omówienie celów strategicznych.
• Podsumowanie i podziękowania – dla mieszkańców, współpracowników i instytucji wspierających działania rady.

INNE ROZWIĄZANIA

Jeśli mieszkańcy postrzegają takie spotkania jako nudne czy zbyt formalne albo jeśli tradycyjne spotkanie nie jest możliwe lub odpowiednie, warto rozważyć alternatywne formy komunikacji, np. raporty publikowane w formie cyfrowej, wideokonferencje lub interaktywne platformy konsultacyjne. Alternatywne formy sprawozdań pomogą też dotrzeć do tych mieszkańców, którzy nie mogą osobiście uczestniczyć w spotkaniach sprawozdawczych. Aby dotrzeć do większej grupy odbiorców, warto rozważyć:

• Raporty online – publikowanie sprawozdań na stronie internetowej rady lub w mediach społecznościowych.

• Wideokonferencje i transmisje online – umożliwienie mieszkańcom uczestnictwa w spotkaniu zdalnie.

• Newslettery – regularne podsumowania działań rady wysyłane do zainteresowanych mieszkańców.

• Skrzynki pomysłów – fizyczne lub wirtualne miejsca, gdzie mieszkańcy mogą zgłaszać uwagi i pomysły.

• Ankiety i konsultacje online - zbieranie opinii mieszkańców za pośrednictwem ankiet internetowych i platform konsultacyjnych.
• Spotkania tematyczne - organizacja mniejszych, ukierunkowanych spotkań, które dotyczą konkretnych tematów interesujących mieszkańców.

Spotkanie sprawozdawcze rady dzielnicy/osiedla może być ważnym narzędziem budowania relacji z mieszkańcami i zwiększania ich zaangażowania w życie lokalnej społeczności. Kluczem do sukcesu jest jasna struktura, atrakcyjna forma i otwartość na dialog. Dzięki temu mieszkańcy zyskają poczucie, że ich czas został dobrze wykorzystany, a rada dzielnicy/osiedla działa transparentnie i efektywnie.

FORUM DZIELNIC

REDAKCJA

Arkadiusz Trzebuniak (redaktor naczelny)

tel. +48 603 627 389

e-mail: redakcja@forumdzielnic.pl

Paulina Dziekońska (dziennikarz)

tel. +48 789 583 584

do 31.12.2023 r.

Magdalena Palowska-Trzebuniak (dziennikarz)

tel. +48 729 968 103

od 01.01.2024 r.

GODZINY PRACY

poniedziałek - piątek

9:00 - 17:00

ADRES

ul. Kościuszki 60

44-200 Rybnik

woj. śląskie